עמוד ראשי  |  התחבר או אם אינך עדיין רשום, הרשם בחינם.
  בלוגר  
אודות
קבלת עדכונים
רוצים לקבל הודעה במייל בכל פעם שהבלוג שלי מתעדכן ?

עדכוני RSS
חיפוש
ארכיון
תרגיל בית מס' 9
01/01/2019 18:36
Eldad Stam
מדוע כישלונות חשובים לחדשנות ארגונית ע"פ המאמר על חדשנות בטויוטה?
ישנם ארגונים שמאמינים כי כישלון הינו דבר חיובי. ארגונים אלו יודעים לחקור את הכשלונות ומפיקים את המסקנות מהם לצורך למידה והפקת לקחים על מנת להשתפר. הם מאמינים כי טעויות אלו מתרחשות מתוך רצון להיות יצירתי וחדשני. למרות ההפסד שנוצר מהכשלון, התהליך יהפוך את הארגון לטוב יותר ואף מוצלח יותר ויקדם את הארגון בעזרת למידה מטעויות אלו. הכשלונות הם "חווית למידה" ולאחר מספיק טעויות כאלו, הארגון יוכל לצמוח ולבחור בדרך טובה יותר.

כיצד מתגמלים בטויוטה על חדשנות ואת מי מתגמלים?
בטויוטה נוהגים לתגמל את הצוות כקבוצה ולא באופן פרטני. הרצון של החברה הוא לעודד יצירתיות וחדשנות וישנה העדפה להצלחה קבוצתית מאשר הצלחה אישית. החברה לא רוצה לגרום לאנשים לעבוד לבד למען מטרותיהם האישיות בלבד, אלא לעזור להם לעבוד כצוות ויחד עם שיתוף פעולה מצד כולם יצליחו להפיק תוצאה טובה יותר. כולם מקבלים נתח שווה מהבונוסים ולכל אחת יחוש באופן שווה לחברו וזאת בכדי לא ליצור הבדל בין תרומתם של החברים להצלחת הצוות.

על פי המאמר המצורף על אוקיינוסים כחולים בישראל, איזה תהליך חדשני גרם לחברת בגיר להצליח בחו"ל?
החברה פיתחה חליפה ייחודית שלא הייתה קיימת בשוק לפני לכן. החליפה היא מוצר מורכב מאד ועשוי ממגוון רחב של סוגי בדים ותפרים. המחיר של החליפות היה באיזור הממוצע אבל החליפה לא דורשת ניקוי יבש וחוסכת זמן ורב. חליפה זו זכתה להצלחה גדולה בעולם. בזכות החדשנות הצליחה חברת בגיר להרחיב את קהל לקחותיה ולהגדיל את הכנסותיה.

הסבירו מה גורם להיווצרות מודל "סנפיר הכריש" באימוץ מוצר חדשני
מודל סנפיר הכריש מתאר מצב בו אנו מכניסים מוצר חדש לשוק בעזרת שיווק אינטנסיבי מאוד. לאחר כניסה חזקה לשוק הוא נשאר צרוב בתודעה והפופולריות שלו לא יורדת עם הזמן, גם אם נוריד בכמות השיווק. הכניסה המאסיבית של המוצר לשוק יוצרת עליה חדה בגרף דבר אשר מזכיר סנפיר גדול של כריש, ועל כך שמו של המודל.
0 תגובות
תרגיל בית מס' 8
25/12/2018 19:14
Eldad Stam
1. תחזוקה מתוכננת אל מול תחזוקה תחזיתית:
תחזוקה מתוכננת, Scheduled Maintanance, היא תחזוקה שנעשית במועדים קבועים מראש בתחומים רבים כמו מכונות, מבנים, ציוד ועוד.  תחזוקה מתוכננת מבטיחה את פעילותה התקינה של התחום בו היא התבצעה בתקופה מסוימת קדימה.
דוגמא לתחזוקה כזאת היא טיפול מונע לרכב, טיפול שוטף שמתרחש אחת ל10 אלף קילומטר. 
מכיוון שזוהי תחזוקה אשר נקבעה מראש, היא תתבצע פי כללים ברורים וסדר פעולות מובנה ואף נדע מראש על חלקים שנחליף כי הם לקראת סוף תקופת חייהם.
הכללים לתחזוקה מתוכננת לרוב נובעים מהוראות יצרן או מלקחי העבר.

תחזוקה תחזיתית, Predictive Maintanance, היא תחזוקה שתאריך ביצועה נובע מתחזית של מערכות לומדות או מערכות אנליטיות חכמות המסוגלות לנתח את ביצועי המכונה מבחינת דיוק ולהעריך את עתיד התפתחות המכונה מבחינה טכנולוגית,עדכון תוכנה וכדומה. בעזרת תחזית טובה ניתן לדעת אודות חלקים שעתידים להתקלקל עוד לפני שהם מתקלקלים. תחזוקה זו משתמש בסנסורים שונים כגון: אור, תנועה, זרימה ולחץ שבעזרתן ניתן לנטר ולעקוב אחרי המידע במערכת.
ההבדל בין 2 סוגי תחזוקות אלה הוא אופן התכנון לקראתן. תחזוקה מתוכננת הינה קבועה מראש ע"פ קצבי זמן קבועים לפי הוראות יצרן לעומת תחזוקה תחזיתית שתאריכה ייקבעע"פ מדדי הסנסורים שהוזכרו מעלה.

2. מערכת מורכבת:
מערכת מורכבת היא מערכת המכילה מספר גדול מאוד של רכיבים המשפיעים ומושפעים זה מזה. מערכת מורכבת איננה קבועה ומציגה התנהגות מפתיעה אשר קשה לחזות מראש. כל רכיב עלול לבצע פעולה שונה בכל רגע נתון. 
דוגמא למכונה מורכבת היא מכונת כביסה. למכונת כביסה מספר פעולות העובדות יחד. תחילה המכונה מחממת את טמ' המים ושוטפת את הבגדים ולאחר מכן מנקה אותם. לאחר מכן היא שוטפת שוב ולבסוף סוחטת את הבגדים. מכונת כביסה הינה מוצר יקר ערך ולכן רצוי לבצע להן תחזוקות תחזיתיות על מנת לשמר אותן לאורך שנים רבות. על מנת לתכנן תחזוקה תחזיתית נרצה לתכנן התקנת סנסורים מתאימים בכדי לדעת נתונים רבים שיעזרו לנו לקבוע את מועד התחזוקות בצורה הטובה ביותר. הנתונים הם: מספר הפעלות של המכונה ביום, משקל הבגדים הממוצע בכל הפעלה, מספר הסיבובים בתהליך הסחיטה, מעלות המכונה, מספר הפעמים שהבעלים מנקה את המכונה ועוד. 
0 תגובות
תרגיל בית מס' 7
19/12/2018 18:23
Eldad Stam

1.     תנו 3 דוגמאות לצרכים ארגוניים ו 3 דוגמאות לצרכים אישיים שאפשר לתת להם מענה באמצעות קהילות ידע

לכל ארגון קיימים צרכים מסוימים ויחד עם זאת, לכל אדם קיימים צרכים אישיים אשר ניתן לתת להם מענה באמצעות קהילות ידע.

קהילות ידע הינן פתרון ראוי לשני הצרכים הללו. קהלות הידע הן קבוצות של אנשים אשר קיים ביניהם תחום עיסוק משותף המקשר ביניהם. ברוב המקרים אותם אנשים הם בעלי מטרה משותפת. 

צרכים ארגוניים

שיתוף מידע בתוך הארגון – על מנהלי הארגונים ליצור תשתית ותרבות של שיתוף הידע בין המחלקות על מנת ליצור שיתופיות. בעקבות כך, כאשר מחלקה מסוימת תיאלץ לבצע הליך מקצועי מסוים, יוכלו העובדים לפתוח בדיון על תקלה שנפתרה כבר בעבר ולהגיע לפתרון הטוב ביותר.

·   גיוס עובדים חדשים – באמצעות קהילות ידע יכול הארגון לקבל המלצות רבות ומגוונות על מועמד מסוים מחברי הקבוצה הרלוונטית.

·   שימור ידע בארגון – ברגע שעובדים מרגישים שייכות לארגון/לקבוצה נוצרת אצלם מחויבות מסוימת. עובד שמרגיש טוב במקומו ירצה לשמר ולשפר את עבודתו הטובה.

צרכים אישיים


 פתרון בעיות – כאשר אדם נכנס לקהילת ידע השייכת לאותו תחום עיסוק, יכול האדם לשתף ולקבל מידע שיעזרו לו להתמודד עם בעיות ההווה.

·      קשרים עם עובדים אחרים – האדם יכול ליצור קשרים מגוונים עם אנשים אחרים בעלי תחומי עניין משותפים בעזרת שימוש בקהילות הידע.

·      קנייה ומכירה- על ידי קהילות ידע, יכול האדם לרכוש מוצרים בהם הוא חושק ולמכור פריטים אותם הוא לא צריך יותר.

·      

 

2.     תנו 3 דוגמאות לצרכים ארגוניים ו 3 דוגמאות לצרכים אישיים שאפשר לתת להם מענה באמצעות ויקי ארגוני

צרכים ארגוניים:
     * קל יותר לבצע הדרכה וחפיפה לעובד חדש בעזרת הויקי הארגוני כאשר הוא מתוחזק ומעודכן, כיוון שהוא מרכז מידע רב במקום אחד.
*        נגישות מהירה לידע כתוב לכל גורם בארגון.
*         יכולת לערוך ולעדכן את הידע הכתוב כאשר יש צורך בכך או יש צורך להוסיף מידע.


צרכים אישיים:
*    היכרות חדשה בין אנשים חדשים בארגון, במידה וצפו בנושאים שעניינו אותם בויקי.
*      לא כמו במיילים או עזרים נוספים בסגנון זה, העובד יכול לשתף את הגורמים שעובדים עמו במידע שעשוי להיות להם רלוונטי, באופן שהוא ישמר במקום אחד ולא יעלם.    
*    לעובד קל לגשת מכל מקום למידע שהוא זקוק לו לעבודתו.

 

3.     אילו בעיות ארגוניות ניתן / רצוי לפתור באמצעות קהילת ידע ואילו בויקי ?

בעיות ארגוניות אשר נוכל לפתור באמצעות קהילות ידע הן בעיות אשר לא קיים להן פתרון אחד, בעיות המצריכות דיון בין חברי הקבוצה, ובעזרת סיעור מוחות נוכל לאתר את הפתרון המוצלח ביותר. לעומת זאת, בעיות ופתרונות מוגדרים, שנפתרו בעבר או שיש להם הגדרה חד משמעית ומדוייקת יהיה טוב לפתור באמצעות ויקי, כיוון שמדובר במערכת מסודרת שלא מצריכה דיון והחלפת עמדות.


0 תגובות
תרגיל בית מס' 6 - הרשת החברתית
10/12/2018 20:24
Eldad Stam
1.  איך ניתן להגדיל את אחוז העובדים שתורמים מידע וידע ברשתות חברתיות פנים-ארגוניות מהמקובל ברשת האינטרנט ) 90-9-1?

כלל ה-1-9-90 נקרא גם "חוק האחוז האחד", נגזר מהטענה כי ברשתות החברתיות קיים אי שיוויון השתתפותי בין המשתמשים. הכלל נוגד את הדעה הרווחת בחברה כי קיים שוויון ברשתות החברתיות ובעצם טוען שקיימת חלוקה לא שוויונות בין היוצרים של התוכן ברשתות החברתיות לבין הצופים בתכנים. הכלל מורכב מ1% יוצרים, 9% הם "עורכים", משתמשים שדנים ועוסקים במידע שהעלו היוצרים, ו-90% הינם ה"אורבים" - בתפקיד הצופים בתוכן. האורבים אינם יוצרים תכנים או נושאי שיחה חדשים.  מהכלל ניתן להסיק כי ברשת קיים רוב דומם, שלא לוקח חלק פעיל ביצירת או עריכת תכנים.

הגדלת אחוז העובדים שתורמים מידע וידע ברשתות חברתיות יביא להגדלת המחזור ביצירה, שינוע ושיתוף מידע, דבר אשר מהווה מדד קריטי להצלחה של ארגון. הקשיים בשיתוף הידע מתחלקים לשניים- קשיים בשיתוף הידע הגלוי לעומת קשיים בשיתוף הידע הסמוי. קשיים בשיתוף ידע גלוי יכולים להיות מבוססים על שמירה ואחסון מידע בצורה לא נכונה (למשל שמירת מידע במחשב האישי ולא בענן של הארגון). הקשיים בשיתוף ידע סמוי (ידע שנשמר אצל כל אחד בפני עצמו) מבוססים על חוסר רצון או חוסר יכולת של אדם לשתף מידע וידע שהוא יודע עם אחרים. 

על מנת להגדיל את אחוז העובדים שתורמים מידע וידע גלוי ברשתות חברתיות פנים-ארגוניות דרושים:

·      תשתית נוחה – הרשת צריכה להיות פלטפורמה מאובטחת בבעלות מלאה של הארגון ומותאמת לצרכיו, כך שהעובד יאמין בבטיחות הזרמת המידע דרך הרשת.

·      תרבות ארגונית תומכת - הרשת צריכה להקיף תהליכים ארגוניים ועסקיים לשימוש פנימי וחיצוני.

·    עידוד ההנהלה לשימוש ברשת -  על המנהלים לנהל את השינוי בקפידה ולהטמיע את הרשת בצורה הטובה ביותר תוך מיפוי האתגרים.


על מנת להתמודד עם הקושי בשיתוף ידע סמוי יש ראשית לבחור את האנשים המתאימים, אלו שיכולים להעביר את המידע בצורה ברורה ונכונה ולנהל דיאלוגים ושיח עם הסובבים אותם, שנית, על הארגון לעורר מוטיבציה בקרב העובדים לשתף ידע, הן על ידי הדרכות על רמת החשיבות של תחום זה, והן על ידי קירוב פיזית בין העובדים בחברה, למשל: ימי כיף, ארגון מפגשים חברתיים, עידוד העובדים להשתמש ברשת חברתית פנים ארגונית. ועוד. בתקווה שכל אלו יוכלו לשבור את המחסום שקיים אצל אנשים וגורם להם לא לשתף את הידע וליצור מוטיבציה ורצון לשתף אחרים.

2. קראו את המאמר הקצר "מניהול מטריציוני לניהול רשתי". במאמר מוצגים מאפיינים של הניהול הרשתי. כיצד רשת חברתית ארגונית יכולה לעזור לעובדים לעמוד בדרישות המפורטות במאפיינים אלו ?

המעבר מניהול מטריציוני לניהול רשתי מהווה שינוי בתפיסת תפקידו ויכולותיו של העובד ונותן משקל רב יותר לאחריות של העובד בחברה. בניהול מטריציוני, "המנהלים" הם המנהלים במובן הפשוט של המילה..בניהול רשתי, כל עובד הוא מנהל. ניהול רשתי מאופיין בתלות של העובדים האחרים על מנת לבצע את משימותיהם בהצלחה. המשמעות עבור העובדים היא שהם צריכים לסגל עבור עצמם כישורים ניהוליים רבים כגון ניהול זמן אישי, הפעלת כוח והשפעה, מיומנויות תקשורת, קבלת החלטות עצמאית, למידה עצמית ותחקור עצמי, ראייה מערכתית והבנה של הסביבה הארגונית. על העובדים בחברה חלה אחריות של שיתוף, ייעוץ, וחלוקת מידע וידע בין העובדים. על מנת ליצור לעובדים פלטפורמה נוחה לשיתוף וניהול הידע בחברה יש צורך בפיתוח כלים ותשתית מתאימה לכך. הקמה של רשת חברתית פנים ארגונית יכולה לפתור בעיה זו. רשת חברתית תאפשר ליצור קשרים עם אנשים שונים בארגון בכל דרגה ובכל תפקיד. קשרים שכאלו מאפשרים לאנשים בארגון להתייעץ אחד עם השני ולחלוק מידע אחד עם השני. 
חכמת ההמונים גדולה בהרבה מחוכמת היחיד, ולכן שיתוף המידע וקבלת עצות מההמון הן קריטיות להצלחת ארגון בתחומו.
שימוש ברשת החברתית יצור שקיפות – הבנה של הסביבה הארגונית והבנת התהליכים בארגון. בנוסף מהלך שכזה יגרום ליצירה של שפה ארגונית משותפת וברורה. נורמות וסטנדרטים מוכרים לכולם.
 




0 תגובות
תרגיל בית מס' 5 - כח ההמונים.
08/12/2018 17:43
Eldad Stam

1. מיקור המונים הוא העברה של ביצוע משימה או משימות, אשר לרוב היו מתבצעות בידי עובדי חברה מסוימת, לביצוע על ידי קהל גדול. ההתפתחות הטכנולוגית מאפשרת גישה למספר עצום של מומחים, חובבנים, אנשי מקצוע וכו' מכל קצוות העולם ובכל תחום אפשרי.  באמצעות האינטרנט, וכך ניתן לפנות לקבלת מידע ממומחים כמעט בכל נושא, אשר מוכנים לבצע משימות רבות בתשלום נמוך. מיקור-חוץ בשיטת חכמת ההמונים פורח בתחום של בדיקות התוכנה ובפעילויות אחרות, באמצעות מומחים מכל העולם שמשרתים את המטרה. הלקוח הסופי לא חייב לדעת מי עומד מאחורי העבודה. מאחורי העבודות הללו עומדות חברות שמתמחות בפרויקטי מיקור-חוץ המוני.

בנוסף, ארצה לציין כי במיקור חוץ ישנן מספר נקודות תורפה שעל הארגון לשים לב אליהן כמו - לוחות זמנים, שליטה על הפיתוח, אבטחת מידע, התאמת המוצר ללקוח וכו'. 

 

לדעתי, התחום שהארגון יבחר להיעזר במיקור ההמונים הינו חקר צרכיו של הלקוח. פיתוח רובוטים הינו תהליך מסובך ומורכב, ואת תכנותו יש להשאיר לבעלי המקצוע בארגון עצמו, הלו הם יהיו אחראים ליכולותיו של הרובוט. יחד עם זאת, תהליך חשוב שיש לבצע וישפיע רבות על אפיון פעילות הרובוט הוא לדאוג שהמוצר שיוצא לשוק מתאים ללקוח ולכן יש לבחון את העדפות הלקוח במהלך יצירת  האבטיפוס של המוצר ותוך כדי השלמתו.

 

2.  בבואנו לבצע תחזית לגבי סיכויי ההצלחה היחסית של שלושה מוצרים המיועדים לשוק מסוים אבחר לחזות את סיכויי הצלחתם באמצעות שיטת חכמת ההמונים.  על ידי יצירת מדגם מייצג של קהל היעד של המוצרים תוכל החברה לקבל ניתוח ידע ורצונות הלקוח. בנוסף, נוכל ללמוד את הלקוח ולקבל סדר גודל לביקוש המוצרים. איסוף דעות של קבוצה גדולה לשאלות הכרוכות באומדן, ידע כללי וחשיבה מרחבית נמצאו, באופן כללי, כטובות יותר, מאשר כל תשובה שניתנה על ידי אותם יחידים בקבוצה. הסבר לתופעה זו הוא הסטייה הייחודית לכל יחיד בקבוצה – לכל אדם דעות אישיות ושיקול דעת שונה. כאשר לוקחים את ממוצע התשובות של הקבוצה, תתבטל השפעת "רעש" זה. שיטה זו יעילה כיוון שהיא זולה ונותנת תמונה מייצגת של כוחות השוק, לעומת הערכות מומחים.

 

3.  מימון המונים היא שיטה פיננסית למימון מיזמים, עסקים וארגונים המבוססת על כסף שמושקע או נתרם על ידי מספר רב של אנשים פרטיים. מימון המונים משמש לקידום מגוון של מטרות, כגון תמיכה באומנים המבקשים סיוע מאוהדיהם, מימון חברות הזנק ופרויקטים עסקיים, קמפיינים פוליטיים, התמודדות עם מצבי חירום ואסון, יצירת תוכנה חופשית ועוד.

 

אחד הסיכונים במימון סטארטאפ בשיטת ההמונים הוא הדרישה מהיזם לחשוף את הרעיון העומד מאחורי הסטארטאפ כבר בשלב ההתחלתי. חשיפה זו מעמידה את היזם בסיכון לכך שהרעיון שלו יועתק ויפותח באופן מהיר יותר על ידי מתחרים בעלי מימון חזק יותר. בנוסף, הצורך בכמות גדולה של משקיעים הכרחי, ויתכן כי ללא שיווק ופרסום אגרסיבי, לא תצליח החברה להתרומם. עוד מכשול שעלינו לקחת בחשבון הוא העובדה שבמקרה שהסטארטאפ נכשל, המשקיעים הרבים עלולים לדרוש את הכסף שלהם בחזרה.

0 תגובות
תרגיל בית מס' 4
28/11/2018 13:12
Eldad Stam

שאלה לפוסט מס' 4

1.      תאר בקצרה בעיה של המשכיות ידע (שימור ידע) על סמך מאמר שמצאתם באינטרנט ומהם הפתרונות המומלצים על פי המאמר

2.      אפשרויות לחיפוש knowledge continuity, knowledge preservation, knowledge : retention

3.      היקף הכתיבה – בין חצי עמוד לעמוד אחד (לא יותר)

4.      לציין את המקור (שם וקישור)

 

המאמר עליו אתבסס הינו מאמר שפורסם באתר THE MARKER אודות שימור ידע בארגון.
שם המאמר:  "הקבצים שלא הולכים לאיבוד - ניהול ידע בארגון".

הכתבה נכתבה על סמך ראיון עם האדון ליה זיסמן , שמכהן כמנכ"ל ט.מ.ל מערכות מידע.

הידע הנצבר הוא אחד הנכסים החשובים ביותר של כל ארגון. הידע הנצבר בארגון יכול לעזור בניתוחים סטטיסטיים, ייעול תהליך חיפוש פתרונות לבעיות קיימות ועוד. לידע הנצבר חשיבות עסקית כלכלית עצומה. לכל פעילות המתבצעת בארגון, אם זה דואר אלקטרוני, שיחה עם אחד הלקוחות או עם קולגה בתוך הארגון תתכן תועלת כלשה - "משמעות אדירה" כך לפי המאמר.
עוד נכתב כי ארגון נכון ושימוש בידע נצבר יגרום לחיסכון בזמן, בהתנהלות נכונה יותר ובשיפור היעילות בארגון. כיום אין ויכוח לגבי החשיבות בשימור הידע הנצבר וקיים קונצנזוס לגבי הצורך בכך.

הבעיה:

הידע המגיע מקבצים ובמיילים נשמר בארכיונים ובקלסרים דבר המקשה ומונע את האפשרות לאחזור המידע הנמצא בהם בשעת הצורך. בעיה זו ידועה וקיימת כיום הן בארגונים גדולים והן בארגונים קטנים - לדוגמא, שעת צורך הינה בעת החלפת תפקידים. בנוסף מסמכים רבים נעלמים, לא נשמרים וידע רב נאבד ולא נשמר.

בעקבות ההתפתחות הטכנולוגית האדירה שהתרחשה בשנים האחרונות, השיטה העתיקה של שימור מסמכים – בקלסרים ובתיקיות, כבר לא מתאימה. כמות המידע העובר ביום תחת ארגון אחד היא עצומה ודורשת שיטות אחסון יעילות יותר. השיטה הזו יוצרת המון בעיות, כמו כפילות של קבצים, קושי בניהול הרשאות ועוד.
על החברות להתמודד עם תהליכים של החלפת ועדכון התשתית הקיימת לתשתית טכנולוגית שתתמוך בשמירת קבצים בצורה מסודרת וממוחשבת ויצירת מודעות חדשה בקרב העובדים שפועלים על פי הרגלים אישיים וישנים.

הפתרון המוצע בכתבה:

הכתבה מציינת כי ישנם מספר שירותים הפועלים בישראל ומציעים פתרונות בתחום.
הפתרון המרכזי שמתואר בכתבה הוא מערכת
DMS שפותחה בחברת ט.מ.ל.
מערכת זו מציעה ארכיון דיגיטלי שמכיל בתוכו את כל המידע הקיים בארגון המגיע מקבצים, ממיילים, ממסמכים סרוקים ואת כל התקשורת הארגונית. בנוסף הוא מציע פתרון מהיר ויעיל בגישה ושליפה של המידע. הפתרון הזה, כך נאמר במאמר, מצמצם את התלות של העובדים במידע, תומך באבטחת מידע ,מאפשר מגמה טכנולוגית ויוצר סטנדרטיזציה באופן ההתנהלות של העובדים בנוגע לשימור המידע. מערכת ה
DMS- מאפשרת כי כל המסמכים יישמרו במקום מרוכז אחד כמו גם חלוקה לתקיות ולקטגוריות. היא מאפשרת תיוגים שונים שמאפשרים תהליך איחזור מידי. עוד היא מציעה פתרונות לניהול גירסאות של קבצים, אפשרויות חיפוש רוחבי וכו'. היא מכילה את טכנולוגיית הOCR ובנוסף מכילה ממשקים נוספים המותאמים לסוג החברה ובהתאם לצרכים הייחודיים שלה.

 

פתרון זה יסייע בשמירת ידע, בהמשכיות העבודה עם הידע ויקל על תהליכים של אחזקה ושימור הידע.

https://www.themarker.com/misc/promotional/1.2338556

0 תגובות
תרגיל בית 3 ניהול תכנים
21/11/2018 15:25
Eldad Stam

1. כיצד מסייע OCR לטיפול בדואר נכנס מודפס?

 

 OCR היא תוכנה שמסוגלת לבצע המרה של מסמכים מסוג תמונה כמו JPG או PDF ועוד למסמכים המכילים טקסט שניתן לערוך ולשנות אותו. בשביל שנוכל לשמר מידע בדואר מודפס נרצה לקטלג אותו ולבצע עליו חיפוש ולמצוא אותו בנוחות בעתיד. באמצעות ההמרה של הקובץ לטקסט ניתן להפיק יותר מהקובץ, הוא מאפשר שינוי של הקובץ, כל עיבוד של מסמך מסוג זה משפר את פעולת האיתור בארכיון בעתיד.

 

2.  מדוע חשוב לשלב מסמכים דיגיטאליים בזרימת עבודה (WorkFlows)?

מדובר ביישומים מוגדרים מראש שתפקידם ייעול ואוטומציה של מגוון רחב של תהליכים עסקיים, לדוגמה:

  • ·         איסוף חתימות
  • ·         משוב
  • ·         מעקב אחר סטטוס של הליך שגרתי ועוד.

שימוש במסמכים דיגיטליים אלו יגרום לזירוז זרימת העבודה ולייצר נוחות מרבית בקרב המשתמשים.

לדוגמא- הוספת חתימה דיגיטלית. באמצעות פעולה זו זו איסוף החתימות נעשה בצורה מהירה יותר וחוסך העברה פיזית של מסמכים דרך גורמים נוספים -דבר שיגרום לעיכוב בהשלמת התהליך.  למשל שני אנשים שצריכים לחתום על מסמך. הם יושבים פיזית במקומות שונים , דבר הדורש העברה של מסמך זה ע"י גורם נוסף.

שילוב של מסמכים דיגיטליים יגרום לזרימת מידע רציפה ויפתור בעיות של זמן, תיאום ופרוצדורות מיותרות.

 

3.  מה החשיבות של הגירת תכנים?

 

שמירת תכנים בארכיון מאפשרת את שמירת המידע בזמן מעבר ממערכת אחת למערכת אחרת. יש חשיבות גדולה מאוד לידע הנצבר בארגון. כמות רבה של ניירת יכולה ליצור בלגאן וזמני חיפוש ארוכים לכל מסמך ומסמך. חוסר סדר במסמכי הארגון מוביל לתחושה של חוסר ארגון כללי בחברה. ברוב המקרים מסמכי הנייר לא מגובים במקרה של אבדה . נייר הינו חומר שעלול להיהרס בקלות ובמהירות, הוא עלול להירטב ולהישרף. בגין סיבה זו יש צורך בשילוב של תוכנה ממוחשבת לניהול מסמכים-יצירת עותקים של כל המסמכים הידניים לקבצים דיגיטליים ע"י סריקה. שימוש בתוכנות שכזו ותהליך סריקת המסמכים הינו תהליך יקר ומצריך השקעה רבה, אך תוך זמן קצר הוא יהפוך משתלם ויחסוך את עלותו ויחסוך כסף רב ושטחי אחסון למסמכים פיזיים. לאחר שמסמכי הארגון נסרקו והפכו למסמכים ממוחשבים, יש רכוש ולהטמיע תוכנת ניהול מסמכים. התוכנה תאפשר לקלוט מסמכים בכל עת באמצעות תהליך סריקה נוח ופשוט. ניהול מסמכים באמצעות תוכנה מתאימה מאפשר זיהוי באופן אוטומטי של ברקודים המודבקים על המסמך. חברות המציעות שירות מסוג זה, בדרך כלל גם מספקות שירותי סריקה להמרת מסמכים לקבצים דיגיטליים בכמויות גדולות, באמצעות סורקים מהירים וחזקים.

 

 

4.   בארגון מסוים הוחלט לצרף אימילים למערכת ניהול התכנים הארגונית.

 

4.1  האם לדעתכם צריך לשמור במערכת את הצרופות (attachments) בלבד או את כל המייל?

 

אני אמליץ לשמור כמה שיותר מידע, גם על בסיס מקום אחסון. כמובן שאם מדובר במייל, לעיתים העיקר הוא לא הקבצים המצורפים אלא הסברים מצורפים בתוכן המייל. עם זאת, המלל בתוכן המייל מתכוון לגרסה העדכנית שנמצאת בתוך המייל – גרסה שלפעמים נדרסת לאורך זמן העבודה עליה. לכן במקרה זה רצוי לשמור גם את התוכן על מנת שהקבצים לא יהיו תלושים משום מקום. תמונה חלקית של המצב עלולה להוביל להסתכלות שונה על הסיטואציה, הסקת מסקנות שגויות וקבלת החלטות לא אופטימליות.

 

4.2  מי אחראי בארגון לשמירת המייל במערכת?

 

מערכת נפרדת שתשמור את המיילים בצורה אוטומטית ללא צורך בפעילות אדם. כך לא יקרה מצב של איבוד מידע ומיילים שייגרמו כתוצאה מטעויות אנוש.

0 תגובות
תרגיל בית 2
13/11/2018 22:55
Eldad Stam

1.      קיראו את הקובץ "הפקת לקחים בארגונים גדולים " שנמצא בתיקייה המשותפת / מפגש 4 . נא להסביר בהסתמך על הדוגמאות שבו מדוע יש בעיות עם תחקירים בצה"ל, כפי שמתואר בתקציר מדו"ח מבקר המדינה :


תשובה:
במאמר נכתב כי מעת לעת אירועים חוזרים על עצמם בשל אי-יישום של לקחים מהעבר. "חוזרים על עצמם גם אירועים שהייתה להם תהודה רבה בצה"ל ובציבור, והופקו בעקבותיהם לקחים
".


ב-2012 בחן מבקר צה"ל, אילן הררי, את נושא התחקירים-זאת על מנת למצוא את הסיבות לכך. הוא מצא ליקויים רבים באופן עריכת התחקיר הפנימי בצבא, וכן ליקויים בדיווח בזמן אמת על אירועים.
גם כעבור שנתיים, ב-2014, הגיע הררי למסקנה שהמפקדים לוקים בניהול התחקיר. הוא אמר כי מפקדים מעדיפים לא פעם שלא לתחקר אירועים, או לא להפיץ תחקיר כתוב, וכי "הדבר מלמד על חוסר ההפנמה של התרבות הארגונית אותה ביקשת לייצר באמצעות עריכת תחקירים בצה"ל. אין למידה, אין הטמעה, ואין הקפדה על איכות התחקיר
".

 

לצה"ל יש מספר בעיות עם ביצוע התחקירים. דבר ראשון – הסיבה להפקת תחקיר. בצה"ל נהוג כי רק לאחר התרחשות אסון / טעות שקרתה מתבצע תחקיר. בצה"ל לא מבצעים תחקיר עבור תופעה מוצלחת או תופעות משמעותיות אחרות, אלא רק לאחר שמשהו משתבש. דבר זה מוביל לכך שפעמים רבות לא ניתן לזהות מראש או אף למנוע אירועים.

מסיבה זו ביצוע התחקירים בצה"ל נתפש כדבר שלילי. מפקדים חוששים לבצע תחקירים עבור אירועים שקורים תחת המשמרת שלהם משום שלא רוצים להפנות אליהם תשומת לב שלילית. הם מעדיפים "להחליק" אירועים מסוימים על מנת שלא יתפרסם כי התבצע תחקיר במחלקה שלהם.

לעניין אופן עריכתם של תחקירים, בצה"ל אמרו כי בפברואר 2016 "הוסדרו כללי דיווח ברורים ואחידים לשם הזנת תחקירים למערכת ניהול ידע המופעלת במרבית יחידות צה"ל, וכללי השימוש במערכת מוטמעים במסגרת השתלמויות קצינים והכשרת מנהלי ידע".

 

2.      שאלה עקרונית – כיצד לנהוג במפעילי מתקן שפעלו בניגוד לנהלים וכתוצאה מכך נגרם נזק?

 a.           תיאור המקרה: במפעל כימי הוזרם חומר גלם יקר לתוך הריאקטור עד שהתגלה במקרה שהריאקטור עלה על גדותיו והחומר נשפך החוצה. בתחקיר התברר שגלאי מפלס הנוזלים בריאקטור היה מנותק ולכן לא התקבלה התראה על מפלס נוזלים גבוה והמשיכו להזרים חומר עד שהוא נשפך. המפעילים הסבירו שבלילה הקודם היו הרבה התראות שווא ולכן ניתקו את הגלאי כדי שאפשר יהיה להמשיך לייצר ללא הפרעה.

b.         האם יש להעניש את המפעילים? נא לנמק !!

 

תשובה:
לדעתי צריך להעניש את המפעילים. אכן צריך להגיב לתקלה זו, כאשר הגלאי שולח מספר רב של התראות שווא, אך לא זו הפעולה הנכונה. ישנן דרכים טובות ובטוחות יותר לפעול על מנת לפתור בעיה זו, בוודאי כאשר החומר עליו הגלאי "שומר" הינו חומר יקר ערך.
לדוגמא, ניתן היה להקפיץ עובד למפעל שתפקידו יהיה להחליף את תפקיד הגלאי עד אשר הגלאי יתוקן. אמנם שעות העבודה של העובד יעלו כסף עבור המפעילים, אך זהו סכום נמוך בהרבה מאשר איבוד הנוזל יקר הערך.
בסופו של דבר, ישנן דרכים יצירתיות שונות ממה שהצעתי. ניתוק הגלאי הינו פתרון לא טוב, והאשמה היא אשמת המפעילים. 

0 תגובות
תרגיל בית 1 בניהול ידע- המידע בלינקדאין
03/11/2018 21:58
Eldad Stam
1 .למי שייך המידע בלינקדאין של עובד בחברה, לעובד אישית או לחברה.

תאור המקרה:
סיגל שעבדה במשך כשנתיים בחברת השמה בתחום ההיי-טק התקבלה לעבודה באחת מחברות
הטכנולוגיה המובילות בישראל כמגייסת בכירה. סיגל, שנחשבה לאלופת הגיוסים ברשתות
החברתיות שמחה על המעבר המתקרב וקיוותה שהוא יתקבל בהבנה גם על ידי המנהלת שלה
בחברת ההשמה.
המנהלת, שכמובן לא שמחה לעזיבת אחת המגייסות המוכשרות שלה, דרשה מסיגל שתשאיר את
שם המשתמש והסיסמה של כרטיס הלינקדאין שלה, שכלל מאות אנשי קשר, בידי מגייסת אחרת
בחברת ההשמה. סיגל, שהופתעה מהבקשה, סירבה בתוקף לוותר על כרטיס הלינקדאין האישי
שלה, מה שהביא לעזיבה צורמת את החברה.

תשובה:

1.       1.לדעתי המידע שייך לסיגל ולא לחברת ההשמה.

חשבון הלינקדאין של סיגל הינו פרטי ואישי, וקיימים בו גם קשרים עם אנשים שאינם קשורים לתפקידה       בחברה. חברת ההשמה לא יכולה לקחת את הבעלות על חשבונה, כאשר קיימים בו קשרים ונכסים שאינם   תוצרת של החברה.

חלק מקשרים אלו נעשו בזמנה הפנוי והחופשי של סיגל, זמן בו החברה לא משלמת לסיגל.

אמנם החברה אחראית לנתח משמעותי מהקשרים שנוצרו בחשבונה של סיגל, קשרים שנוצרו בעקבות עבודתה כמגייסת בחברת ההשמה, אך מספיק קשר אחד בחשבון שאינו קשור לתפקידה בחרה על מנת שמהלך זה לא יהיה הוגן.

נוסף לכך, העברת בעלות בחשבונה של סיגל יכול לגרום לשני הצדדים להראות רע. זהו מהלך מוזר ומחשיד, שעלול להיתפס בעיניי המועמדים הקשורים לחשבון כניצול כוחה של החברה הגדולה על האדם הפרטי. המוניטין והשם של החברה זהו ערך חשוב מאוד, ועל החברה לשקול האם מהלך זה יכול לפגוע בערך זה.

על מנת שחברת ההשמה תוכל לעשות זאת בצורה נכונה והוגנת, אציע שתי אפשרויות.

עליה לעגן מהלך זה בחוזה עם סיגל ולהודיע לה על כך לפני תחילת העסקתה בחברה. 

פתיחת חשבון לינקדאין ייעודי למשרה זו, ללא שיוך לאדם פרטי. חשבון זה יעבור בין האנשים שיאיישו משרה זו.

2 .אילו כלים מבין הכלים שהוצגו במפגש אתם חושבים שכדאי לכם לאמץ ולהשתמשבהם. לאיזה צורך ומה היתרון ?


תשובה:

במפגש השלישי דיברנו ולמדנו על מספר אפליקציות כמו  OneNote , evernote, google keep וכו'. 

2. אחד הכלים המשמעותיים שהוצגו במפגש האחרון הינו ה-keep. לאחר שהתוודעתי למה שהכלי הזה מסוגל לבצע, אני אשמח לאמץ אותו. 

כלי זה משמש לארגון ותזכור כלל המשימות שלך. כל משימה שהמשתמש יכניס ל-keep, תוכל להיות מתויגת בקטגוריה מסוימת, תתוזכר בתאריך ובשעה עתידית במידת הצורך ותוכל להיצבע בצבע שונה, על מנת להבדילה ממשימות אחרות. משימה תוכל להיות כתובה בצורה של רשימת מטלות, וכשתסיים מטלה מסוימת היא תסומן ב"וי". אחד היתרונות המשמעותיים של ה-keep היא אופציית השיתוף של משימות עם מספר משתמשים נוספים.

ה- keep הינו כלי של Google ולכן מעוצב ומאורגן בסטנדרט של שאר האפליקציות של Google. עובדה זו מקלה על המשתמשים ללמוד ולהתמצא בקלות ב-keep.

בכך, מציע ה-keep  מגוון רחב של אפשרויות הנותנות לו יתרון משמעותי על מתחריו.





0 תגובות